Quản lý đội xe không đơn giản là biết hôm nay có bao nhiêu phương tiện đang hoạt động. Đằng sau mỗi chuyến đi là một chuỗi công việc liên tục: tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch, lựa chọn phương tiện, phân công tài xế, sắp xếp điểm giao nhận, tính toán lộ trình, theo dõi tiến độ và cuối cùng là kiểm tra lại kết quả vận hành.
Khi doanh nghiệp chỉ có vài phương tiện và vài chục đơn hàng mỗi ngày, những công việc này vẫn có thể được xử lý bằng Excel, điện thoại hoặc kinh nghiệm của điều phối viên.
Nhưng khi quy mô tăng lên hàng chục, hàng trăm phương tiện cùng hàng trăm điểm giao nhận, bài toán bắt đầu trở nên phức tạp hơn. Vấn đề không chỉ nằm ở việc có quá nhiều việc phải xử lý, mà còn ở việc dữ liệu thường nằm rải rác ở nhiều nơi.
Điều phối viên vì thế phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ để ghép lại toàn bộ bức tranh vận hành.
Đây cũng là bài toán Fleetwork hướng tới giải quyết, đó là đưa những hoạt động quan trọng trong quá trình điều phối đội xe về cùng một hệ thống.
Mỗi ngày, doanh nghiệp có thể nhận hàng trăm yêu cầu giao nhận với địa điểm, thời gian và mức độ ưu tiên khác nhau.
Điều phối viên cần xác định:
Nếu lập kế hoạch thủ công, nhân sự vận hành phải liên tục thử nhiều phương án khác nhau. Chỉ cần xuất hiện thêm một đơn hàng, một xe không thể hoạt động hoặc lịch giao nhận thay đổi, kế hoạch có thể phải điều chỉnh lại.
Fleetwork hỗ trợ doanh nghiệp đưa dữ liệu đơn hàng và nguồn lực vận hành vào hệ thống để hỗ trợ quá trình xây dựng kế hoạch chuyến.
Thay vì bắt đầu từ một bảng dữ liệu trống và tự ghép từng đơn vào từng xe, đội ngũ điều phối có thể bắt đầu từ phương án được hệ thống hỗ trợ tính toán, sau đó kiểm tra và điều chỉnh theo tình hình thực tế.
Điều này giúp vai trò của điều phối viên chuyển dần từ “người tự xây từng chuyến xe” sang “người kiểm soát và ra quyết định trên kế hoạch”.
Có tuyến đường nhưng chưa có nghĩa là đã có một kế hoạch vận hành phù hợp. Doanh nghiệp vẫn phải trả lời một câu hỏi quan trọng: “Ai sẽ thực hiện công việc đó và bằng phương tiện nào?”.
Một đơn hàng có thể yêu cầu phương tiện phù hợp về tải trọng. Một chuyến có thể cần đáp ứng thời gian giao nhận cụ thể. Một phương tiện đã được phân quá nhiều công việc trong khi phương tiện khác vẫn còn khả năng khai thác.
Khi quy mô đội xe lớn, việc cân đối những yếu tố này bằng kinh nghiệm trở nên khó khăn. Fleetwork hỗ trợ doanh nghiệp tập trung thông tin về đơn hàng, phương tiện, tài xế và các điều kiện vận hành để hỗ trợ quá trình phân công.
Thay vì xem từng bảng dữ liệu riêng biệt, bộ phận điều hành có thể nhìn bài toán dưới góc độ tổng thể:
Đơn hàng nào → giao cho phương tiện nào → tài xế nào phụ trách → thực hiện trong chuyến nào.
Khi nguồn lực được phân bổ hợp lý hơn, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng một số phương tiện hoạt động quá tải trong khi những phương tiện khác chưa được khai thác hiệu quả.
Sau khi xác định được phương tiện và đơn hàng, một bài toán khác lại xuất hiện: “Xe nên đi qua các điểm theo thứ tự nào?”.
Với một chuyến chỉ có hai hoặc ba điểm giao, việc lựa chọn lộ trình tương đối đơn giản. Nhưng nếu một xe phải đi qua 10, 20 hoặc nhiều điểm trong ngày, số lượng phương án có thể tăng lên rất nhanh.
Điểm gần nhất chưa chắc nên được giao trước. Doanh nghiệp còn phải cân nhắc vị trí các điểm, khoảng cách di chuyển, thời gian giao nhận, thứ tự ưu tiên và điều kiện thực tế của phương tiện.
Nếu sắp xếp chưa hợp lý, xe có thể:
Fleetwork hỗ trợ tính toán và sắp xếp lộ trình dựa trên các điểm cần thực hiện và điều kiện vận hành. Mục tiêu không đơn thuần là tìm một tuyến đường từ A đến B, mà là giúp doanh nghiệp xây dựng một hành trình phù hợp cho toàn bộ chuỗi điểm giao nhận của chuyến xe.
Lập được một kế hoạch tốt mới chỉ giải quyết phần đầu của bài toán. Khi xe bắt đầu di chuyển, bộ phận điều hành tiếp tục cần biết:
Nếu chỉ theo dõi vị trí GPS, doanh nghiệp có thể biết xe đang nằm tại một tọa độ nhất định. Nhưng dữ liệu vị trí sẽ có nhiều giá trị hơn khi được đặt trong bối cảnh của kế hoạch vận hành.
Fleetwork kết nối thông tin về phương tiện, tài xế, chuyến đi và lộ trình để đội ngũ vận hành có thể theo dõi quá trình thực hiện trên cùng một hệ thống.
Khi hành trình thực tế được đối chiếu với kế hoạch, doanh nghiệp cũng dễ nhận biết hơn những trường hợp như xe đi lệch tuyến, dừng bất thường hoặc hành trình không diễn ra như dự kiến.
Thay vì liên tục gọi điện cho tài xế để hỏi tình trạng từng chuyến, bộ phận điều hành có thêm dữ liệu để chủ động kiểm soát hoạt động của đội xe.
Một chuyến xe kết thúc không đồng nghĩa với việc dữ liệu của chuyến đó hết giá trị. Ngược lại, chính dữ liệu sau mỗi hành trình mới giúp doanh nghiệp trả lời nhiều câu hỏi quan trọng:
Nếu thông tin vận hành vẫn nằm rải rác trong Excel, tin nhắn, điện thoại và nhiều hệ thống khác nhau, việc tìm lại dữ liệu có thể mất nhiều thời gian.
Fleetwork giúp tập trung dữ liệu hành trình và hoạt động của đội xe, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu lịch sử, theo dõi kết quả và xây dựng báo cáo phục vụ quá trình đánh giá vận hành. Quan trọng hơn, khi dữ liệu được tích lũy theo thời gian, doanh nghiệp có thêm cơ sở để nhận diện những điểm chưa hiệu quả và tiếp tục điều chỉnh cách tổ chức đội xe.
Giá trị của một hệ thống quản lý vận hành không nằm ở việc có thật nhiều tính năng riêng lẻ. Điểm quan trọng hơn là các hoạt động phải được kết nối thành một quy trình xuyên suốt, từ:
Đơn hàng → Lập kế hoạch → Phân công nguồn lực → Tối ưu tuyến → Theo dõi chuyến → Đối soát và phân tích dữ liệu.
Fleetwork giúp doanh nghiệp kết nối các bài toán từ lập kế hoạch, phân công, tối ưu lộ trình đến theo dõi và quản lý dữ liệu hành trình trên cùng một nền tảng.
Thay vì để đội ngũ vận hành dành phần lớn thời gian để tổng hợp dữ liệu và xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể từng bước chuyển sang một quy trình điều phối tập trung, minh bạch và dựa trên dữ liệu hơn.
Hãy liên hệ VIETMAP SOLUTIONS để trải nghiệm Fleetwork vào bài toán vận hành thực tế của đội xe doanh nghiệp.
Chia sẻ bài viết này
Công cụ và chiến lược mà chúng tôi có để giúp doanh nghiệp phát triển.
Câu trả lời có thể không đơn giản như bạn nghĩ. Trong các nền tảng đặt xe, khoảng cách trên bản đồ chỉ là một trong nhiều yếu tố được sử dụng để quyết định phương tiện nào có khả năng tiếp cận khách hàng tốt nhất. Bởi khoảng cách trên bản đồ không đồng nghĩa với khoảng cách di chuyển thực tế. Vậy hệ thống sẽ chọn ai?
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các hệ thống định tuyến được thiết kế cho xe ô tô hoặc xe tải thông thường. Điều này khiến không ít chuyến xe container gặp phải những tình huống ngoài ý muốn như đi vào đường cấm, phải quay đầu, hoặc mất nhiều thời gian để tìm lộ trình thay thế.
Một tuyến đường không tối ưu không chỉ khiến xe chạy xa hơn vài kilomet, mà nó có thể kéo theo hàng loạt chi phí vận hành phát sinh mỗi ngày mà doanh nghiệp khó nhận ra ngay lập tức.
