Một doanh nghiệp vận tải có khoảng 10 - 20 xe và vài chục đơn hàng mỗi ngày có thể lập kế hoạch bằng Excel, kinh nghiệm của điều phối viên và một vài cuộc gọi giữa các bộ phận.

Nhưng điều gì xảy ra khi quy mô tăng lên 50, 100 hay hàng trăm phương tiện, cùng hàng trăm điểm giao nhận cần xử lý mỗi ngày?

Lúc này, bài toán không còn đơn giản là “xe nào đi đâu”. Đội ngũ vận hành phải đồng thời trả lời hàng loạt câu hỏi:

• Đơn hàng nào cần ưu tiên?
• Xe nào phù hợp với loại hàng và tải trọng?
• Một xe nên thực hiện những đơn nào trong cùng chuyến?
• Thứ tự các điểm giao nhận ra sao?
• Làm thế nào để hạn chế quãng đường rỗng?
• Nếu có một đơn hàng phát sinh, toàn bộ kế hoạch sẽ thay đổi như thế nào?

Đó cũng là lúc việc lập kế hoạch vận tải bắt đầu trở thành một áp lực lớn đối với doanh nghiệp.

1. Một ngày của đội điều phối bắt đầu bằng hàng trăm biến số

Hãy hình dung một doanh nghiệp logistics đang vận hành đội xe để giao hàng đến hàng trăm địa điểm mỗi ngày.

Trước giờ xe xuất phát, đội điều phối cần tổng hợp danh sách đơn hàng, địa chỉ giao nhận, thời gian yêu cầu, tải trọng hàng hóa và tình trạng phương tiện. Từ dữ liệu đó, nhân sự bắt đầu phân đơn cho từng xe và xây dựng lịch trình.

Nếu chỉ có vài chuyến xe, việc này tương đối đơn giản. Nhưng khi số lượng đơn hàng và phương tiện tăng lên, số phương án có thể lựa chọn cũng tăng theo. Một đơn hàng có thể được ghép vào nhiều chuyến khác nhau. Một phương tiện có thể phục vụ nhiều điểm giao nhận. Thứ tự thay đổi giữa các điểm cũng tạo ra một hành trình hoàn toàn khác.

Trong khi đó, kế hoạch không thể chỉ dựa trên yếu tố “đường nào gần nhất”. Doanh nghiệp còn phải cân nhắc nhiều điều kiện vận hành khác nhau như:

• Tải trọng và loại phương tiện
• Khung giờ giao, nhận hàng
• Thời gian phục vụ tại từng điểm
• Điểm xuất phát và kết thúc của phương tiện
• Mức độ ưu tiên của từng đơn hàng
• Khả năng kết hợp nhiều đơn trên cùng chuyến
• Khoảng cách và thời gian di chuyển
• Các quy định hoặc điều kiện vận hành riêng của doanh nghiệp.

Khi hàng trăm đơn hàng cùng xuất hiện trong một ngày, việc xử lý đồng thời tất cả những yếu tố này bằng phương pháp thủ công nhanh chóng trở thành một bài toán phức tạp.

2. “Nút thắt” không nằm ở việc thiếu xe, mà ở cách lập kế hoạch

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể sở hữu đủ phương tiện để đáp ứng nhu cầu vận chuyển nhưng vẫn gặp tình trạng đội xe hoạt động chưa tối ưu.

Một số xe phải di chuyển quãng đường dài hơn cần thiết. Một số chuyến chưa tận dụng hết tải trọng. Có xe phải chạy nhiều điểm trong khi phương tiện khác vẫn còn khả năng nhận thêm đơn. Đội điều phối mất nhiều thời gian để sắp xếp nhưng vẫn khó xác định liệu phương án hiện tại đã thực sự hiệu quả hay chưa.

Vấn đề càng rõ rệt khi doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào Excel và kinh nghiệm cá nhân của điều phối viên.

Kinh nghiệm vận hành vẫn rất quan trọng. Tuy nhiên, khi quy mô đội xe lớn dần, con người khó có thể tính toán và so sánh hàng nghìn phương án phân bổ trong một khoảng thời gian ngắn.

Điều phối viên thường phải chọn một phương án “hợp lý” dựa trên kinh nghiệm thay vì có đủ khả năng kiểm tra để tìm ra phương án tốt hơn. Và áp lực chưa dừng lại ở đó, chỉ một thay đổi cũng có thể kéo theo cả kế hoạch phải điều chỉnh.

Giả sử kế hoạch cho hàng trăm chuyến xe trong ngày vừa được hoàn thành. Ngay sau đó, một khách hàng thay đổi khung giờ nhận hàng. Một đơn hàng mới cần giao gấp. Một phương tiện không thể hoạt động theo dự kiến. Hoặc một số đơn cần được ưu tiên xử lý trước.

Đội điều phối lại phải xác định chuyến nào bị ảnh hưởng, chuyển đơn sang xe nào, thay đổi thứ tự giao nhận ra sao và liệu những điều chỉnh đó có ảnh hưởng đến các đơn hàng còn lại hay không.

Với phương pháp thủ công, mỗi thay đổi có thể kéo theo nhiều thao tác kiểm tra và sắp xếp lại. Đây chính là một trong những nguyên nhân khiến đội ngũ vận hành dễ rơi vào tình trạng “chạy theo kế hoạch”, họ dành phần lớn thời gian để lập và sửa kế hoạch, thay vì tập trung kiểm soát và nâng cao hiệu quả vận hành.

3. Khi Excel không còn theo kịp quy mô vận hành

Excel không phải là một công cụ kém hiệu quả. Với quy mô nhỏ và số lượng điều kiện hạn chế, bảng tính vẫn có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và phân bổ chuyến xe.

Vấn đề xuất hiện khi độ phức tạp của hoạt động vận tải vượt quá khả năng xử lý thủ công. Khi đó, doanh nghiệp thường đối mặt với ba áp lực lớn:

3.1. Thời gian lập kế hoạch

Nhân sự phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, đối chiếu đơn hàng với phương tiện, kiểm tra điều kiện rồi sắp xếp từng chuyến. Số lượng đơn càng lớn, thời gian chuẩn bị càng kéo dài.

3.2. Phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân

Một điều phối viên lâu năm có thể hiểu rất rõ tuyến đường, khách hàng và đặc điểm đội xe. Nhưng khi người đó nghỉ phép, thay đổi vị trí hoặc doanh nghiệp cần mở rộng đội ngũ, kinh nghiệm này không dễ dàng được chuyển giao thành một quy trình thống nhất.

3.3. Khó tối ưu đồng thời nhiều mục tiêu

Một kế hoạch tốt không chỉ cần đảm bảo “giao được hàng”, mà còn phải hướng tới sử dụng phương tiện hiệu quả hơn, giảm quãng đường không cần thiết, đáp ứng thời gian giao nhận và hạn chế chi phí vận hành.

Đó là lúc doanh nghiệp cần chuyển từ lập kế hoạch thủ công sang lập kế hoạch dựa trên dữ liệu và thuật toán.

4. Fleetwork - Hệ thống xử lý bài toán lập kế hoạch đội xe phức tạp

Thay vì để đội điều phối tự thử nhiều phương án phân chuyến, Fleetwork hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quá trình lập kế hoạch vận tải dựa trên dữ liệu và các điều kiện vận hành thực tế.

Doanh nghiệp cung cấp những dữ liệu đầu vào như danh sách đơn hàng, điểm giao nhận, đội xe, tải trọng, thời gian phục vụ và các ràng buộc liên quan. Từ đó, hệ thống có thể hỗ trợ tính toán phương án phân bổ đơn hàng, phương tiện và lộ trình phù hợp.

Nhờ đó, thay vì bắt đầu ngày làm việc bằng việc kéo thả hàng trăm dòng dữ liệu trên bảng tính, đội ngũ vận hành có thể bắt đầu từ một kế hoạch được hệ thống hỗ trợ tính toán, sau đó kiểm tra và điều chỉnh theo những tình huống thực tế.

Vai trò của người điều phối vì thế cũng thay đổi. Từ người phải tự xây dựng từng chuyến xe, họ có thể tập trung nhiều hơn vào kiểm soát kế hoạch, xử lý các vấn đề ngoài lề và đưa ra quyết định vận hành nhanh chóng hơn.

Giá trị của tự động hóa không đơn thuần nằm ở việc giúp lập kế hoạch nhanh hơn. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình vận hành có khả năng mở rộng.

Liên hệ VIETMAP SOLUTIONS để trải nghiệm giải pháp lập kế hoạch vận tải tự động Fleetwork và khám phá cách tối ưu quy trình điều phối cho chính đội xe của doanh nghiệp bạn.